Privacyverklaring

1. Inleiding

Wij begrijpen dat uw privacy belangrijk voor u is en dat u belang hecht aan de manier waarop uw persoonsgegevens worden gebruikt. Wij respecteren en erkennen de privacy van iedereen die gebruikmaakt van Adminbox, een digitaal platform van Unifiedpost SA waarop u documenten kunt behandelen die u ontvangt van derden die deze documenten aan ons mogen bezorgen. Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens alleen zoals in deze privacyverklaring beschreven, in overeenstemming met onze verplichtingen en met inachtneming van uw rechten op grond van de algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679) (de 'AVG'). Lees deze privacyverklaring zorgvuldig door en zorg dat u ze begrijpt.

Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer wij optreden als verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de persoonsgegevens van Adminbox. Met andere woorden wanneer we diensten leveren in Adminbox en het doel van en de middelen voor de verwerking van die persoonsgegevens bepalen. In deze privacyverklaring beschrijven we hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en verwerken en onder welke omstandigheden we deze informatie aan derden kunnen verstrekken.

Houd er echter rekening mee dat wanneer we uw gegevens ontvangen van toegestane derden (d.w.z. partijen met wie u bent overeengekomen dat zij ons bijvoorbeeld facturen, loonfiches, uitzendcontracten en andere documenten mogen sturen), we optreden als verwerker en we uw persoonsgegevens verwerken namens deze derden. De gegevens die we van derden ontvangen, zijn alleen zichtbaar voor u en de derden met wie u ze deelt. We hebben met deze derden de nodige contractuele afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat uw gegevens rechtmatig worden verwerkt. Indien u zich zorgen maakt over deze persoonsgegevens of over de reden waarom ze worden verwerkt, of indien u een van de in punt 4 genoemde rechten wenst uit te oefenen, wend u dan tot de derden van wie u de documenten ontvangt.

2. Informatie over ons

Adminbox is eigendom van Unifiedpost Group, een naamloze vennootschap naar Belgisch recht met maatschappelijke zetel te Avenue Reine Astrid 92 A, 1310 La Hulpe, België en met ondernemingsnummer 0886.277.617, waarnaar hierna wordt verwezen met 'Unifiedpost', 'we' of 'ons'.

Vragen over deze privacyverklaring kunt u richten aan:

Functionaris voor gegevensbescherming: Mathias Baert

E-mailadres: gdpr@unifiedpost.com

Postadres: Avenue Reine Astrid 92 A, 1310 La Hulpe, België

3. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden in de algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679) (de 'AVG') gedefinieerd als "alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ('de betrokkene'); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator [...]".

Persoonsgegevens zijn, eenvoudiger gezegd, alle informatie over u die het mogelijk maakt u te identificeren. Persoonsgegevens omvatten voor de hand liggende informatie zoals uw naam en contactgegevens, maar ook minder voor de hand liggende informatie zoals identificatienummers, elektronische locatiegegevens en andere online-identificatoren.

De persoonsgegevens die we gebruiken, zijn vermeld in punt 5 van deze privacyverklaring.

4. Wat zijn mijn rechten?

Krachtens de AVG hebt u de volgende rechten, die we altijd zullen respecteren:

1. Het recht om te worden geïnformeerd over de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring zou u alles moeten vinden wat u dient te weten. Als u meer informatie wenst of vragen hebt, kunt u echter altijd contact met ons opnemen. Zie punt 11 voor onze contactgegevens.
2. Het recht van inzage in de persoonsgegevens die we over u bewaren. In punt 11 leest u hoe u dit recht kunt uitoefenen.
3. Het recht om uw persoonsgegevens waarover we beschikken te laten rectificeren indien ze onnauwkeurig of onvolledig zijn. Neem voor meer informatie contact met ons op via de contactgegevens in punt 11.
4. Het recht op vergetelheid, d.w.z. het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens waarover we beschikken, te wissen of anderszins te verwijderen. We wijzen u erop dat er uitzonderingen zijn waarbij we niet aan een dergelijk verzoek hoeven te voldoen. Voor meer informatie kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens in punt 11.
5. Het recht op beperking (d.w.z. voorkoming) van de verwerking van uw persoonsgegevens.
6. Het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden. Indien u dat recht uitoefent, zullen we uw persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij de verwerking dient voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
7. Het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit betekent dat indien u ons rechtstreeks persoonsgegevens hebt verstrekt, we deze gebruiken met uw toestemming of voor de uitvoering van een overeenkomst, en dat die gegevens via geautomatiseerde procedés worden verwerkt en dat u ons kunt vragen u een kopie van deze persoonsgegevens te bezorgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm zodat ze bij een andere dienst of onderneming opnieuw kunnen worden gebruikt. Dit recht is echter niet van toepassing indien het de rechten en vrijheden van anderen zou aantasten.
8. Rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering die gevolgen kunnen hebben voor uw wettelijke rechten. We gebruiken uw persoonsgegevens niet op deze manier.

Voor meer informatie over ons gebruik van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten zoals hierboven uiteengezet, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens in punt 11.

Indien u van mening bent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met wetgeving inzake gegevensbescherming, hebt u het wettelijke recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit die verantwoordelijk is voor gegevensbescherming. U kunt dit doen in de EU-lidstaat waar u gewoonlijk verblijft, waar u uw werkplek hebt of waar de beweerde inbreuk is begaan. Omdat we graag de kans krijgen uw problemen op te lossen, vragen we u echter eerst contact met ons op te nemen via de contactgegevens in punt 11.

5. Welke persoonsgegevens verzamelen/verwerken we?

In dit punt 5 vindt u de volgende informatie:

1. de algemene categorieën van persoonsgegevens die we kunnen verwerken;
2. de doeleinden waarvoor we persoonsgegevens kunnen verwerken; en
3. de rechtsgronden voor de verwerking.

Afhankelijk van uw gebruik van Adminbox, kunnen we sommige of alle van de hieronder beschreven persoonsgegevens verzamelen en verwerken. We wijzen u erop dat we, zoals hierboven vermeld, voor sommige functionaliteiten van Adminbox kunnen optreden als verwerker van de toegestane derden.

Accountgegevens

We kunnen gegevens verzamelen wanneer u een Adminbox-account aanmaakt. Voorbeelden van deze gegevens zijn uw e-mailadres, gsm-nummer, voornaam en achternaam. Deze accountgegevens kunnen worden verwerkt om u in staat te stellen u te registreren en Adminbox te gebruiken. De rechtsgrond voor deze verwerking is de uitvoering van een overeenkomst tussen u en ons.

Gebruiksgegevens

We kunnen gegevens verzamelen over de manier waarop u Adminbox gebruikt, zoals wanneer u op knoppen, links en andere delen van ons platform klikt. Deze dienstgegevens kunnen worden verwerkt om na te gaan of u documenten hebt gearchiveerd, ondertekend, ontvangen, gedownload, opgeslagen, bekeken, geordend, gemaild, behandeld of doorzocht, documenten als gelezen hebt gemarkeerd, enz. De rechtsgrond voor deze verwerking is de uitvoering van een overeenkomst tussen u en ons.

Betalingsgegevens

Wanneer een betaalfunctie beschikbaar is in uw land, kunt u betalingen verrichten via Adminbox. We kunnen gegevens verzamelen zoals het bedrag van de verrichte betaling, een beschrijving van wat u hebt betaald, de datum van betaling en de unieke ID van de betaling. Deze gegevens kunnen worden verwerkt om u in staat te stellen betalingen te verrichten binnen Adminbox. De rechtsgrond voor deze verwerking is de uitvoering van een overeenkomst tussen u en ons.

Dienstgegevens

Als u ervoor kiest onze archiveringsfunctie te gebruiken, slaat Adminbox de documenten op en verwerken we de persoonsgegevens in die documenten gedurende de wettelijke bewaartermijn die in punt 8 wordt vermeld. Het doel van de verwerking van deze persoonsgegevens is Adminbox gebruiksvriendelijker te maken voor u. De rechtsgrond voor deze verwerking is de uitvoering van een overeenkomst tussen u en ons.

Daarnaast kunnen we ook uw postadres opvragen om de documenten te bezorgen indien levering via andere kanalen niet lukt. De rechtsgrond voor deze verwerking is de uitvoering van een overeenkomst tussen u en ons.

Andere categorieën

We kunnen de in deze privacyverklaring genoemde persoonsgegevens verwerken wanneer dat nodig is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, hetzij in een gerechtelijke procedure, hetzij in een administratieve of buitengerechtelijke procedure. De rechtsgrond voor deze verwerking is een gerechtvaardigd belang van ons, namelijk de bescherming en uitoefening van onze wettelijke rechten, uw wettelijke rechten en de wettelijke rechten van anderen.

We kunnen de in dit beleid vermelde persoonsgegevens verwerken wanneer dat nodig is om een verzekeringsdekking te verkrijgen of te behouden, risico's te beheren of professioneel advies in te winnen. De rechtsgrond voor deze verwerking is een gerechtvaardigd belang van ons, namelijk de afdoende bescherming van ons bedrijf tegen risico's.

Naast de specifieke doeleinden waarvoor we uw in dit punt 5 vermelde persoonsgegevens kunnen verwerken, kunnen we uw persoonsgegevens ook verwerken wanneer die verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan we zijn onderworpen of ter bescherming van uw vitale belangen of de vitale belangen van een andere natuurlijke persoon.

Wanneer we optreden als verwerkingsverantwoordelijke, zullen we uw persoonsgegevens alleen gebruiken voor het doel (de doelen) waarvoor ze oorspronkelijk zijn verzameld, tenzij we redelijkerwijs van mening zijn dat een ander doel verenigbaar is met dat oorspronkelijke doel (die oorspronkelijke doelen) en we uw persoonsgegevens voor dat andere doel moeten gebruiken. Als we uw persoonsgegevens op deze manier gebruiken en u wilt dat we uitleggen hoe het nieuwe doel verenigbaar is met het oorspronkelijke doel, neem dan contact met ons op via de contactgegevens in punt 11. Indien we uw persoonsgegevens moeten gebruiken voor een doel dat geen verband houdt of onverenigbaar is met het doel of de doelen waarvoor ze oorspronkelijk zijn verzameld, zullen we u daarvan in kennis stellen en zullen we uitleggen op basis van welke rechtsgrond we dat mogen doen. In sommige omstandigheden kunnen we, indien wettelijk toegestaan of vereist, uw persoonsgegevens verwerken zonder uw medeweten of toestemming. Dit zal alleen gebeuren binnen de grenzen van de AVG (of andere toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming) en met inachtneming van uw wettelijke rechten.

6. Deelt u mijn persoonsgegevens?

Gebruik van een of meer verwerkers

We doen een beroep op verwerkers (elk lid van de Unifiedpost-groep kan een verwerker zijn). Een verwerker is de natuurlijke of rechtspersoon die uw persoonsgegevens verwerkt op verzoek van en namens ons, de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker is verplicht ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens worden beveiligd en dat ze vertrouwelijk blijven. De verwerker zal altijd volgens onze instructies handelen. We vertrouwen op verwerkers voor hostingdoeleinden.

Met het oog op de optimale bescherming van uw persoonsgegevens hebben we de nodige contractuele afspraken gemaakt met onze verwerkers om ervoor te zorgen dat ze de hoogste privacynormen toepassen. In ieder geval moeten de verwerkers ervoor zorgen dat de persoonsgegevens worden beveiligd en dat ze vertrouwelijk blijven.

Daarnaast kunnen we uw persoonsgegevens verstrekken aan onze verzekeraars en/of professionele adviseurs voor zover dat redelijkerwijs noodzakelijk is om een verzekeringsdekking te verkrijgen of te behouden, risico's te beheren, professioneel advies in te winnen of een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen, hetzij in een gerechtelijke procedure, hetzij in een administratieve of buitengerechtelijke procedure.

Doorgifte van persoonsgegevens aan derden

Naast de specifieke bekendmakingen van persoonsgegevens die in dit punt 6 worden genoemd, kunnen we uw persoonsgegevens bekendmaken als dat nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan we onderworpen zijn. We kunnen uw persoonsgegevens ook bekendmaken indien dat noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, hetzij in een gerechtelijke procedure, hetzij in een administratieve of buitengerechtelijke procedure.

We wijzen u erop dat we, wanneer we als verwerker optreden, ook verplicht kunnen zijn bepaalde persoonsgegevens aan een toegestane derde te verstrekken (bijv. of u de documenten in Adminbox hebt ontvangen). Voor meer informatie hierover kunt u contact opnemen met de toegestane derden.

7. Internationale doorgifte van uw persoonsgegevens

We zullen uw persoonsgegevens alleen binnen de Europese Economische Ruimte (de 'EER') opslaan of doorgeven. De EER bestaat uit alle EU-lidstaten plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. Dit betekent dat uw persoonsgegevens volledig zullen worden beschermd volgens de gegevensbeschermingswetgeving, de AVG en/of gelijkwaardige wettelijke normen.

8. Hoelang bewaart u mijn persoonsgegevens?

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is in het licht van de reden(en) waarvoor ze oorspronkelijk zijn verzameld. Dit betekent dat uw persoonsgegevens gedurende de volgende perioden worden bewaard:

Gegevens	Bewaartermijn
Accountgegevens	2 jaar
Gebruiksgegevens	Dit hangt af van de gebruikte cookie. Zie ons cookiebeleid voor meer informatie hierover.
Betalingsgegevens	2 jaar in Adminbox en 7 jaar in het archief, tenzij we wettelijk verplicht zijn de gegevens langer of minder lang te bewaren.
Dienstgegevens	2 jaar in Adminbox en 7 jaar in het archief, tenzij we wettelijk verplicht zijn de gegevens langer of minder lang te bewaren.

 

Niettegenstaande de andere bepalingen van dit punt, kunnen we uw persoonsgegevens bewaren indien dat noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan we onderworpen zijn.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

De veiligheid van uw persoonsgegevens is voor ons van essentieel belang. Om uw gegevens te beschermen, treffen we passende technische en organisatorische maatregelen.

• Versleuteling

We versleutelen alle gegevens die we opslaan met verschillende sleutels. Wanneer u online persoonsgegevens verstrekt, gebruiken we de industrienorm voor versleuteling op het internet – Transport Layer Security (TLS)-technologie – om de door u verstrekte gegevens te beschermen. Deze standaard versleutelt gegevens wanneer ze van uw apparaat naar onze server worden verzonden. We gebruiken ook digitale certificaten om te garanderen dat u verbonden bent met authentieke kanalen.

• Gegevensopslag

Alle persoonsgegevens worden op een server opgeslagen. We gebruiken beveiligde servers die zich in de Europese Economische Ruimte bevinden om de gegevens op te slaan.

• Beperkte toegang

Intern wordt de toegang tot de persoonsgegevens strikt beperkt tot personen die ervan op de hoogte moeten zijn. Alleen bevoegde personeelsleden zullen toegang kunnen krijgen tot de persoonsgegevens en hun activiteiten zullen worden gemonitord om misbruik te voorkomen.

 

10. Hoe krijg ik toegang tot mijn persoonsgegevens?

Als u wilt weten welke persoonsgegevens we over u hebben, kunt u ons de details van die persoonsgegevens en een kopie ervan vragen (voor zover er persoonsgegevens over u worden bewaard). Dit wordt een 'inzageverzoek van een betrokkene' genoemd.

Alle inzageverzoeken van betrokkenen moeten schriftelijk worden ingediend en worden verzonden naar het in punt 11 (Hoe kan ik mijn rechten uitoefenen?) vermelde e-mailadres of postadres.

Normaal zijn er geen kosten verbonden aan een inzageverzoek van een betrokkene. Indien uw verzoek "kennelijk ongegrond of buitensporig" is (bijv. indien u herhaalde verzoeken indient), kan een vergoeding worden aangerekend om de administratieve kosten te dekken die we maken om aan uw verzoek te voldoen.

We beantwoorden uw inzageverzoek binnen één maand na ontvangst ervan. Normaal streven we ernaar u binnen die termijn een volledig antwoord te geven, met inbegrip van een kopie van uw persoonsgegevens. In sommige gevallen, met name wanneer uw verzoek complexer is, kan echter meer tijd nodig zijn, tot maximaal drie maanden na de datum waarop we uw verzoek hebben ontvangen. We zullen u volledig op de hoogte houden van onze vorderingen.

11. Hoe kan ik mijn rechten uitoefenen?

Gebruik de volgende contactgegevens als u met ons contact wilt opnemen over iets wat te maken heeft met uw persoonsgegevens en gegevensbescherming, zoals het indienen van een inzageverzoek als betrokkene:

Ter attentie van de functionaris voor gegevensbescherming:

E-mailadres: gdpr@unifiedpost.com

Postadres: Adres: Avenue Reine Astrid 92A, 1310 La Hulpe, België  

12. Persoonsgegevens van kinderen

Adminbox is gericht op personen ouder dan 18 jaar. Indien we reden hebben om aan te nemen dat onze databanken persoonsgegevens van een persoon onder die leeftijd bevatten, wissen we die persoonsgegevens.

13. Over cookies

Een cookie is een bestand dat een ID (een reeks letters en cijfers) bevat en dat door een webserver naar een webbrowser wordt gestuurd en door de browser wordt opgeslagen. De ID wordt dan teruggestuurd naar de server telkens wanneer de browser een pagina bij de server opvraagt. Cookies kunnen permanente cookies of sessiecookies zijn. Een permanente cookie wordt door een webbrowser opgeslagen en blijft geldig tot de ingestelde vervaldatum, tenzij de gebruiker het vóór de vervaldatum verwijdert. Een sessiecookie daarentegen vervalt aan het eind van de gebruikerssessie, wanneer de webbrowser wordt gesloten. Cookies bevatten doorgaans geen informatie waarmee een gebruiker persoonlijk kan worden geïdentificeerd. De persoonsgegevens die we over u bewaren, kunnen echter wel worden gekoppeld aan de informatie die wordt opgeslagen in en verkregen uit cookies.

Voor meer informatie over de cookies die we gebruiken, verwijzen we naar [hyperlink naar het cookiebeleid]

14. Wijzigingen in deze privacyverklaring

We proberen voortdurend de functionaliteiten van Adminbox te verbeteren. Het kan dus zijn dat we ook deze privacyverklaring van tijd tot tijd moeten wijzigen of aanpassen, bijvoorbeeld als de wet verandert of als een wijziging in de functionaliteiten van Adminbox gevolgen heeft voor de bescherming van persoonsgegevens en privacy.

Uiterlijk dertig dagen voordat de wijziging van kracht wordt, brengen we u via Adminbox en/of andere kanalen die we geschikt achten op de hoogte van de wijziging. We lichten dan de wijziging toe, leggen u uit waarom we de wijziging hebben aangebracht en vertellen u wanneer de wijziging van kracht wordt. Als u vragen hebt in verband met een dergelijke wijziging, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens in punt 11.

                                               

Deze privacyverklaring is voor het laatst herzien en bijgewerkt op 15 september 2021.