Hoe registreer ik aankoopfacturen?

Het submenu Aankoopfacturen van de Facturatie module stelt je in staat om facturen die je ontvangt van je leveranciers zelf te digitaliseren en bij te houden. Door de verschillende boekhoudintegraties in Akti, kan je deze digitale informatie vervolgens eenvoudig doorsturen naar jouw boekhouder. 

Het heeft meerdere voordelen om dit zelf te doen:  

• Het is geldbesparend want je doet het werk zelf i.p.v. je boekhouder. 
• Je hebt steeds een up-to-date zicht op je inkomende én uitgaande cashflow. Je hoeft dus niet meer te wachten tot het einde van de maand om dit te zien.
• Het is uiterst simpel, indien je reeds digitale facturen (UBL's of XML's) van je leveranciers ontvangt.

1. Ga naar het submenu Aankoopfacturen van de Facturatie module. Klik op om een nieuwe aankoopfactuur te registreren.

2. In het scherm dat zich opent, kan je nu een bestand opladen. Deze import ondersteunt 2 types bestanden: 

1. PDF import: indien je het bestand in PDF of scan formaat hebt, kan je dit hier opladen en vervolgens de gegevens zelf digitaliseren. 
2. UBL of XML-formaat: indien je dit type bestand van je leverancier krijgt, ontvang je reeds een gedigitaliseerde factuur! Nadat je dit bestand oplaadt, zal Akti zelf reeds een groot deel van de informatie automatisch herkennen.

Indien je deze functie wil gebruiken, is het aangeraden om je leveranciers te contacteren met de vraag of zij hun facturen in dit digitaal (UBL of XML) formaat kunnen aanleveren.

3. Eenmaal het bestand is opgeladen, kan je nu aan de rechterkant van het scherm de nodige gegevens invullen van deze factuur:

• De leverancier: deze gegevens kan je selecteren uit het CRM. 
• Het type: is dit een factuur of een creditnota van je leverancier. 
• Het boekingsnummer: dit is het boekingsnummer dat de factuur zal krijgen in de boekhouding.
• Het factuurnummer: het documentnummer van je leverancier. 
• Datum en vervaldatum van de factuur. 
• De gestructureerde mededeling op de factuur.
• Disconto: ontvang je een korting contant op deze factuur en zo ja, hoeveel procent? 
• Betaal je deze factuur automatisch of moet je deze zelf overschrijven? 
• Kostenplaats: in welke kostencategorie wil je deze factuur onderbrengen? Je kan deze lijst zelf beheren indien de standaardwaarden niet voldoende zijn.
• Het BTW-tarief en het bedrag dat overeenkomt met dit BTW-tarief.

Indien je digitale (UBL of XML) facturen van je leverancier ontvangt, zullen alle velden buiten "disconto", "automatisch betaald" en "kostenplaats" automatisch zijn ingevuld.

4. Wanneer je alle gegevens hebt ingevuld, kan je onderaan beslissen om de factuur op te slaan of er nog een te maken.

Je kan jouw aankoopfacturen vervolgens ook exporteren naar de boekhouding, hiervoor dienen zij wel in de status "Goedgekeurd" te staan.