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Introduction
Nous comprenons que votre vie privée est importante pour vous et que vous vous souciez de la manière dont vos données à caractère personnel sont utilisées. Nous respectons et apprécions la vie privée de tous ceux qui utilisent Adminbox, une plateforme numérique appartenant à Unifiedpost SA sur laquelle vous pouvez traiter les documents que vous recevez de tiers et qui est autorisée à nous fournir ces documents. Nous ne collecterons et n'utiliserons vos données à caractère personnel que de la manière décrite ici, et d'une manière conforme à nos obligations et à vos droits en vertu du Règlement général sur la protection des données (Règlement UE 2016/679) (le « RGPD »). Veuillez lire attentivement la présente Déclaration de confidentialité et vous assurer que vous la comprenez.
La présente déclaration s'applique lorsque nous agissons en tant que responsables du traitement à l'égard des données à caractère personnel d'Adminbox. Autrement dit, là où nous fournissons des services dans Adminbox et déterminons les finalités et les moyens du traitement de ces données à caractère personnel. La présente Déclaration de confidentialité décrit la manière dont nous collectons, utilisons et traitons vos données à caractère personnel, et dans quelles circonstances nous pouvons les divulguer à des tiers.
Veuillez noter cependant que lorsque nous recevons vos données de la part de tiers autorisés (c.-à-d. les parties avec lesquelles vous avez convenu qu'elles peuvent nous envoyer, par exemple, des factures, des fiches de salaire, des contrats d'intérim et d'autres documents), nous agissons en tant que sous-traitant et nous traitons vos données à caractère personnel pour le compte de ces tiers. Les données que nous recevons de tiers ne sont visibles que pour vous et les tiers avec lesquels vous les partagez. Nous avons mis en place les accords contractuels nécessaires avec ces tiers afin de garantir que vos données sont traitées légalement. Si vous avez des préoccupations concernant ces données à caractère personnel ou la raison pour laquelle elles sont traitées, ou si vous souhaitez exercer l'un des droits détaillés dans la section 4, veuillez vous adresser aux tiers dont vous recevez les documents.
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Informations nous concernant
Adminbox est la propriété du groupe Unifiedpost, une société à responsabilité limitée constituée et existant en vertu du droit belge, dont le siège social est situé Avenue Reine Astrid 92 A à 1310 La Hulpe, Belgique, et dont le numéro d'entreprise est le 0886.277.617, dénommée ci-après « Unifiedpost » ou « nous ».
Les questions concernant la présente Déclaration de confidentialité peuvent être adressées à :
Délégué à la protection des données : Mathias Baert
Adresse e-mail : gdpr@unifiedpost.com
Adresse postale : Avenue Reine Astrid 92A, 1310 La Hulpe, Belgique
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Que sont les données à caractère personnel ?
Les données à caractère personnel sont définies par le Règlement général sur la protection des données (Règlement UE 2016/679) (le « RGPD ») comme « toute information se rapportant à une personne identifiable qui peut être identifiée directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant ».
Les données à caractère personnel sont, en termes plus simples, toute information vous concernant qui permet de vous identifier. Les données à caractère personnel couvrent des informations évidentes telles que votre nom et vos coordonnées, mais aussi des informations moins évidentes telles que les numéros d'identification, les données de localisation électronique et d'autres identifiants en ligne.
Les données à caractère personnel que nous utilisons sont présentées dans la section 5 de la présente Déclaration de confidentialité.
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Quels sont mes droits ?
En vertu du RGPD, vous disposez des droits suivants, que nous nous efforcerons toujours de respecter :
- Le droit d'être informé de notre collecte et utilisation de vos données à caractère personnel. La présente Déclaration de confidentialité devrait vous indiquer tout ce que vous devez savoir, mais vous pouvez toujours nous contacter pour en savoir plus ou pour poser des questions en utilisant les coordonnées de la section 11.
- Le droit d'accéder aux données à caractère personnel que nous détenons vous concernant. La section 11 vous indiquera comment procéder.
- Le droit de faire rectifier vos données à caractère personnel si l'une de vos données à caractère personnel que nous détenons est inexacte ou incomplète. Veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées de la section 11 pour en savoir plus.
- Le droit à l'oubli, c.-à-d. le droit de nous demander de supprimer des données à caractère personnel vous concernant dont nous disposons. Veuillez noter qu'il existe des exceptions où nous ne sommes pas tenus de répondre à une telle demande. Veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées de la section 11 pour en savoir plus.
- Le droit de limiter (c.-à-d. d'empêcher) le traitement de vos données à caractère personnel.
- Le droit de vous opposer à ce que nous utilisions vos données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités particulières. Dans ce cas, nous cesserons de traiter vos informations à caractère personnel, à moins que leur traitement ne soit destiné à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice.
- Le droit à la portabilité des données. Cela signifie que, si vous nous avez fourni des données à caractère personnel directement, nous les utilisons avec votre consentement ou pour l'exécution d'un contrat, et que ces données sont traitées par des moyens automatisés. Vous pouvez nous demander une copie de ces données à caractère personnel pour les transmettre à un autre service ou une autre entreprise dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Toutefois, ce droit ne s'applique pas lorsqu'il porte atteinte aux droits et libertés d'autrui.
- Les droits relatifs à la prise de décision automatisée et au profilage qui peuvent avoir un impact sur vos droits légaux. Nous n'utilisons pas vos données à caractère personnel de cette manière.
Pour en savoir plus sur notre utilisation de vos données à caractère personnel ou l'exercice de vos droits tel que décrit ci-dessus, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées de la section 11.
Si vous considérez que notre traitement de vos informations à caractère personnel enfreint les lois relatives à la protection des données, vous avez le droit légal de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle responsable de la protection des données. Vous pouvez le faire dans l'État membre de l'UE où se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu de l'infraction présumée. Cependant, nous serions heureux de pouvoir résoudre vos problèmes nous-mêmes. Veuillez donc nous contacter en premier lieu en utilisant les coordonnées de la section 11.
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Quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons/traitons ?
Dans cette section 5, nous avons exposé :
- les catégories générales de données à caractère personnel que nous sommes autorisés à traiter ;
- les finalités pour lesquelles nous sommes autorisés à traiter les données à caractère personnel ; et
- les fondements juridiques du traitement.
En fonction de l'utilisation que vous faites d'Adminbox, nous pouvons collecter et traiter tout ou partie des données à caractère personnel indiquées ci-dessous. Veuillez noter que, comme mentionné ci-dessus, pour certaines fonctionnalités d'Adminbox, nous pouvons agir en tant que sous-traitant des tiers autorisés.
Données du compte
Nous pouvons collecter des données lorsque vous créez un compte Adminbox. Celles-ci peuvent inclure votre adresse e-mail, votre numéro de portable, votre nom et votre prénom. Ces données du compte peuvent être traitées aux fins de vous permettre de vous inscrire et d'utiliser Adminbox. Le fondement juridique de ce traitement est l'exécution du contrat conclu entre vous et nous.
Données d'utilisation
Nous pouvons collecter des données sur la manière dont vous utilisez Adminbox, par exemple lorsque vous cliquez sur des boutons, des liens et d'autres parties de notre plateforme. Ces données de service peuvent être traitées afin de déterminer si vous avez, entre autres, archivé, signé, reçu, téléchargé, stocké, visualisé, organisé, envoyé par e-mail, manipulé, recherché des documents, marqué les documents comme lus. Le fondement juridique de ce traitement est l'exécution du contrat conclu entre vous et nous.
Données de paiement
Lorsqu'une fonctionnalité de paiement est disponible dans votre pays, vous pourrez effectuer des paiements à l'aide d'Adminbox. Nous pouvons collecter des données telles que le montant du paiement effectué, la description de ce que vous avez payé, la date du paiement et l'identifiant unique du paiement. Ces données peuvent être traitées pour vous permettre d'effectuer des paiements dans Adminbox. Le fondement juridique de ce traitement est l'exécution du contrat conclu entre vous et nous.
Données de service
Si vous choisissez d'utiliser notre fonctionnalité d'archivage, Adminbox stockera les documents et nous traiterons donc les données à caractère personnel contenues dans ces documents pendant la période de conservation légale définie à la section 8. La finalité du traitement de ces données à caractère personnel est de vous fournir une utilisation plus pratique d'Adminbox. Le fondement juridique de ce traitement est l'exécution du contrat conclu entre vous et nous.
De plus, nous pouvons également collecter votre adresse postale pour vous livrer les documents en cas d'échec des autres canaux de livraison. Le fondement juridique de ce traitement est l'exécution du contrat conclu entre vous et nous.
Autres catégories
Nous pouvons traiter n'importe laquelle de vos données à caractère personnel identifiées dans la présente politique lorsque cela est nécessaire pour la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit en justice, que ce soit dans le cadre d'une procédure judiciaire, administrative ou extrajudiciaire. Le fondement juridique de ce traitement est notre intérêt légitime, à savoir la protection et la revendication de nos droits légaux, de vos droits légaux et des droits légaux d'autrui.
Nous pouvons traiter n'importe laquelle de vos données à caractère personnel identifiées dans la présente politique lorsque cela est nécessaire pour obtenir ou conserver une couverture d'assurance, gérer les risques ou obtenir des conseils professionnels. Le fondement juridique de ce traitement est notre intérêt légitime, à savoir la protection de nos activités contre les risques.
Outre les finalités spécifiques pour lesquelles nous pouvons traiter vos données à caractère personnel énoncées dans la présente section 5, nous pouvons également traiter n'importe laquelle de vos données à caractère personnel lorsque ce traitement est nécessaire pour respecter une obligation légale à laquelle nous sommes soumis, ou pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d'une autre personne physique.
Lorsque nous agissons en tant que responsables du traitement, nous n'utiliserons vos données à caractère personnel que pour la ou les finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées, à moins que nous croyions raisonnablement qu'une autre finalité est compatible avec cette ou ces finalités initiales et que nous devions utiliser vos données à caractère personnel à cette fin. Si nous utilisons vos données à caractère personnel de cette manière et que vous souhaitez que nous vous expliquions comment la nouvelle finalité est compatible avec la finalité initiale, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées de la section 11. Si nous devons utiliser vos données à caractère personnel pour une finalité sans rapport ou incompatible avec la ou les finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées, nous vous en informerons et vous expliquerons le fondement juridique qui nous permet de le faire. Dans certaines circonstances, lorsque la loi le permet ou l'exige, nous pouvons traiter vos données à caractère personnel à votre insu ou sans votre consentement. Cela ne sera fait que dans les limites du RGPD (ou d'autres lois applicables en matière de protection des données) et de vos droits légaux.
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Partagez-vous mes données à caractère personnel ?
Recours à un ou des sous-traitants
Nous faisons appel à des sous-traitants (qui peuvent inclure tout membre du groupe Unifiedpost). Un sous-traitant est la personne physique ou morale qui traite vos données à caractère personnel à notre demande et pour notre compte à nous, le responsable du traitement. Le sous-traitant est tenu d'assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel. Le sous-traitant agira toujours selon nos instructions. Nous faisons appel à des sous-traitants à des fins d'hébergement.
En vue d'une protection optimale de vos données à caractère personnel, nous avons pris les dispositions contractuelles nécessaires avec nos sous-traitants pour nous assurer qu'ils appliquent les normes de confidentialité les plus élevées. En tout cas, les sous-traitants sont tenus d'assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel.
De plus, nous sommes autorisés à divulguer vos données à caractère personnel à nos assureurs et/ou conseillers professionnels dans une mesure raisonnablement nécessaire aux fins d'obtenir ou de conserver une couverture d'assurance, de gérer les risques, d'obtenir des conseils professionnels, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit en justice, que ce soit dans le cadre d'une procédure judiciaire, administrative ou extrajudiciaire.
Transfert de vos données à caractère personnel à des tiers
Outre les divulgations spécifiques de données à caractère personnel énoncées dans la présente section 6, nous pouvons divulguer vos données à caractère personnel lorsqu'une telle divulgation est nécessaire pour respecter une obligation légale à laquelle nous sommes soumis. Nous pouvons également divulguer vos données à caractère personnel lorsqu'une telle divulgation est nécessaire pour la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit en justice, que ce soit dans le cadre d'une procédure judiciaire, administrative ou extrajudiciaire.
Veuillez noter que lorsque nous agissons en tant que sous-traitants, nous pouvons également être tenus de fournir certaines données à caractère personnel au tiers autorisé (par ex. si vous avez reçu les documents dans Adminbox). Pour plus d'informations à ce sujet, veuillez contacter les tiers autorisés.
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Transfert international de vos données à caractère personnel
Nous ne stockerons ou ne transférerons vos données à caractère personnel que dans l'Espace économique européen (l'« EEE »). L'EEE est composé de tous les États membres de l'UE, plus la Norvège, l'Islande et le Liechtenstein. Cela signifie que vos données à caractère personnel seront pleinement protégées en vertu de la législation sur la protection des données, le RGPD, et/ou de normes équivalentes conformément à la loi.
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Combien de temps conserverez-vous mes données à caractère personnel ?
Nous ne conserverons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire à la lumière de la ou des raisons pour lesquelles elles ont été collectées initialement. Vos données à caractère personnel seront donc conservées pendant les périodes suivantes :
Données |
Durée de conservation |
Données du compte |
2 ans |
Données d'utilisation |
Cela dépendra du cookie utilisé. Veuillez consulter notre politique en matière de cookies pour plus d'informations à ce sujet |
Données de paiement |
2 ans dans Adminbox et 7 ans dans les archives, à moins qu'une loi impérative ne nous oblige à utiliser une période de conservation plus longue ou plus courte. |
Données de service |
2 ans dans Adminbox et 7 ans dans les archives, à moins qu'une loi impérative ne nous oblige à utiliser une période de conservation plus longue ou plus courte. |
Nonobstant les autres dispositions de cette section, nous sommes autorisés à conserver vos données à caractère personnel lorsqu'une telle conservation est nécessaire pour respecter une obligation légale à laquelle nous sommes soumis.
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Sécurité de vos données à caractère personnel
La sécurité de vos données à caractère personnel est essentielle pour nous, et pour protéger vos données, nous prenons les précautions techniques et organisationnelles appropriées.
- Cryptage
Nous cryptons toutes les données que nous stockons avec différentes clés. Lorsque vous fournissez des données à caractère personnel en ligne, nous utilisons la norme industrielle de cryptage sur Internet - la technologie TLS (Transport Layer Security) - pour aider à protéger les données que vous fournissez. Cette norme de cryptage Internet brouille les données lorsqu'elles sont transférées de votre appareil à notre serveur. Nous utilisons également des certificats numériques pour garantir que vous êtes connecté à des canaux authentiques.
- Stockage des données
Toutes les données à caractère personnel sont stockées sur un serveur. Nous utilisons des serveurs sécurisés situés dans l'Espace économique européen pour stocker les données.
- Accès restreint
L'accès interne aux données à caractère personnel est limité selon le principe du « besoin d'en connaître ». Seul le personnel autorisé, dont l'activité sera contrôlée pour éviter tout abus, pourra accéder aux données à caractère personnel.
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Comment puis-je accéder à mes données à caractère personnel ?
Si vous voulez savoir quelles sont les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet, vous pouvez nous demander des détails sur ces données à caractère personnel et une copie de celles-ci (en cas de détention de telles données). C'est ce qu'on appelle une « demande d'accès aux informations à caractère personnel ».
Toutes les demandes d'accès doivent être faites par écrit et envoyées aux adresses e-mail ou postale indiquées à la section 11 (Comment puis-je exercer mes droits ?).
Une demande d'accès aux informations à caractère personnel n'est normalement pas payante. Si votre demande est « manifestement infondée ou excessive » (par exemple si vous faites des demandes répétitives), des frais peuvent être facturés pour couvrir nos coûts administratifs de réponse.
Nous répondrons à votre demande d'accès dans un délai d'un mois à compter de sa réception. Normalement, nous nous efforçons de fournir une réponse complète, y compris une copie de vos données à caractère personnel, dans ce délai. Dans certains cas, toutefois, notamment si votre demande est plus complexe, un délai supplémentaire peut être nécessaire, jusqu'à un maximum de trois mois à compter de la date de réception de votre demande. Vous serez tenu pleinement informé de nos progrès.
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Comment puis-je exercer mes droits ?
Pour nous contacter à propos de tout ce qui concerne vos données à caractère personnel et la protection des données, y compris pour faire une demande d'accès aux informations à caractère personnel, veuillez utiliser les coordonnées suivantes :
À l'attention du DPD :
Adresse e-mail : gdpr@unifiedpost.com
Adresse postale : Adresse : Avenue Reine Astrid 92A, 1310 La Hulpe, Belgique
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Données à caractère personnel d'enfants
Adminbox s'adresse aux personnes âgées de plus de 18 ans. Si nous avons des raisons de croire que nous détenons dans nos bases de données des données à caractère personnel d'une personne n'ayant pas atteint cet âge, nous supprimerons ces données à caractère personnel.
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À propos des cookies
Un cookie est un fichier contenant un identifiant (une chaîne de lettres et de chiffres) qui est envoyé par un serveur web à un navigateur web et qui est stocké par ce dernier. L'identifiant est ensuite renvoyé au serveur chaque fois que le navigateur demande une page au serveur. Les cookies peuvent être des cookies « persistants » ou des cookies « de session » : un cookie persistant sera stocké par un navigateur web et restera valide jusqu'à la date d'expiration fixée, à moins que l'utilisateur ne le supprime avant cette date ; un cookie de session, en revanche, expirera à la fin de la session de l'utilisateur, lorsque le navigateur web sera fermé. Les cookies ne contiennent généralement pas d'informations permettant d'identifier personnellement un utilisateur, mais les informations à caractère personnel que nous stockons à votre sujet peuvent être liées aux informations stockées dans les cookies et obtenues à partir de ceux-ci.
Pour plus d'informations sur les cookies que nous utilisons, nous nous référons à [hyperlien vers la politique en matière de cookies].
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Modifications à la présente Déclaration de confidentialité
Nous essayons constamment d'améliorer les fonctionnalités d'Adminbox, de sorte que nous pouvons être amenés à changer ou à modifier la présente Déclaration de confidentialité de temps à autre, par exemple, si la loi change, ou si nous modifions les fonctionnalités d'Adminbox d'une manière qui affecte la protection des données à caractère personnel et la vie privée.
Nous vous informerons de ces modifications par le biais d'Adminbox et/ou d'autres canaux que nous jugerons appropriés au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur. Ces informations contiendront la modification elle-même, la raison pour laquelle nous avons effectué cette modification et la date à laquelle cette modification prendra effet. Si vous avez des questions concernant cette modification, vous pouvez nous contacter en utilisant les coordonnées de la section 11.
La présente Déclaration de confidentialité a été révisée et mise à jour pour la dernière fois le 15 septembre 2021.