Datenschutzhinweis

1. Einleitung

Wir sind uns bewusst, dass Ihnen der Schutz Ihrer Privatsphäre wichtig ist und dass Sie sich darüber Gedanken machen, wie Ihre personenbezogenen Daten verwendet werden. Wir respektieren und schätzen die Privatsphäre aller, die Adminbox nutzen, eine digitale Plattform von Unifiedpost SA, auf der Sie Dokumente bearbeiten können, die Sie von Dritten erhalten und die uns diese Dokumente zur Verfügung stellen dürfen. Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten nur in der hier beschriebenen Weise und in einer Weise, die mit unseren Verpflichtungen und Ihren Rechten gemäß der Datenschutzgrundverordnung (EU-Verordnung 2016/679) (die „DSGVO“) vereinbar ist. Bitte lesen Sie den Datenschutzhinweis sorgfältig durch und stellen Sie sicher, dass Sie alles verstanden haben.

Dieser Hinweis gilt für den Fall, dass wir in Bezug auf die personenbezogenen Daten von Adminbox als für die Datenverarbeitung Verantwortlicher handeln. Mit anderen Worten, wenn wir Dienstleistungen in der Adminbox erbringen und die Zwecke und Mittel der Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten bestimmen. In diesem Datenschutzhinweis wird beschrieben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verwenden und verarbeiten und unter welchen Umständen wir die Informationen an Dritte weitergeben können.

Bitte beachten Sie jedoch, dass wir, wenn wir Ihre Daten von zugelassenen Dritten erhalten (d. h. von denjenigen, mit denen Sie vereinbart haben, dass sie uns z. B. Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, Interimsverträge und andere Dokumente senden dürfen), als Auftragsverarbeiter handeln und Ihre personenbezogenen Daten im Auftrag dieser Dritten verarbeiten. Die Daten, die wir von Dritten erhalten, sind nur für Sie und die Dritten, mit denen Sie sie teilen, sichtbar. Wir haben die notwendigen vertraglichen Vereinbarungen mit diesen Dritten getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten rechtmäßig verarbeitet werden. Wenn Sie Bedenken in Bezug auf diese personenbezogenen Daten haben oder wissen möchten, warum diese Daten verarbeitet werden, oder wenn Sie eines der in Abschnitt 4 aufgeführten Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an die Dritten, von denen Sie die Dokumente erhalten.

2. Informationen über uns

Die Adminbox ist Eigentum der Unifiedpost Group, einer nach belgischem Recht gegründeten und bestehenden Gesellschaft mit beschränkter Haftung, mit Sitz und Geschäftsadresse in Avenue Reine Astrid 92 A, 1310 La Hulpe, Belgien und der Unternehmensnummer 0886.277.617 (bezeichnet als „Unifiedpost“ oder „wir“ oder „uns“).

Fragen zu diesem Datenschutzhinweis können gerichtet werden an:

Datenschutzbeauftragter Mathias Baert

E-Mail-Adresse: gdpr@unifiedpost.com

Postanschrift: Avenue Reine Astrid 92 A, 1310 La Hulpe, Belgien

3. Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten werden in der Datenschutzgrundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679) („DSGVO“) definiert als „alle Informationen, die sich auf eine identifizierbare Person beziehen, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung“.

Personenbezogene Daten sind, vereinfacht ausgedrückt, alle Informationen über Sie, die es ermöglichen, Sie zu identifizieren. Zu den personenbezogenen Daten gehören offensichtliche Informationen wie Ihr Name und Ihre Kontaktdaten, aber auch weniger offensichtliche Informationen wie Identifikationsnummern, elektronische Standortdaten und andere Online-Kennungen.

Die personenbezogenen Daten, die wir verwenden, sind in Abschnitt 5 dieses Datenschutzhinweises aufgeführt.

4. Welche Rechte habe ich?

Nach der Datenschutzgrundverordnung haben Sie die folgenden Rechte, für deren Wahrung wir uns stets einsetzen werden:

1. Das Recht, über die Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten informiert zu werden. In diesem Datenschutzhinweis sollten Sie alles erfahren, was Sie wissen müssen. Sie können sich jedoch jederzeit mit uns in Verbindung setzen, um weitere Informationen zu erhalten oder Fragen zu stellen, indem Sie die Angaben in Abschnitt 11 verwenden.
2. Das Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben. In Abschnitt 11 erfahren Sie, wie Sie dies tun können.
3. Das Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sind. Bitte kontaktieren Sie uns unter den in Abschnitt 11 angegebenen Kontaktdaten, um mehr darüber zu erfahren.
4. Das Recht auf Vergessenwerden, d. h. das Recht, von uns zu verlangen, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen oder anderweitig darüber zu verfügen. Bitte beachten Sie, dass es Ausnahmen gibt, in denen wir nicht verpflichtet sind, einer solchen Aufforderung nachzukommen. Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns bitte unter den in Abschnitt 11 angegebenen Kontaktdaten.
5. Das Recht auf Einschränkung (d. h. Verhinderung) der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.
6. Das Recht, der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten für einen bestimmten Zweck oder bestimmte Zwecke zu widersprechen. Wenn Sie einen solchen Einspruch erheben, werden wir die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einstellen, es sei denn, die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
7. Das Recht auf Datenübertragbarkeit. Das bedeutet, dass Sie, wenn Sie uns personenbezogene Daten direkt zur Verfügung gestellt haben, wir diese mit Ihrer Zustimmung oder zur Erfüllung eines Vertrags verwenden und diese Daten mit Hilfe automatisierter Verfahren verarbeitet werden, eine Kopie dieser personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format anfordern können, um sie bei einem anderen Dienst oder Unternehmen weiterzuverwenden. Dieses Recht gilt jedoch nicht, wenn es die Rechte und Freiheiten anderer beeinträchtigen würde.
8. Rechte in Bezug auf automatisierte Entscheidung und Profiling, die sich auf Ihre gesetzlichen Rechte auswirken können. Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten nicht auf diese Weise.

Wenn Sie weitere Informationen über die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns wünschen oder Ihre oben genannten Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte mithilfe der in Abschnitt 11 angegebenen Kontaktdaten.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die Datenschutzgesetze verstößt, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer für den Datenschutz zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen. Sie können dies in dem EU-Mitgliedstaat tun, in dem Sie Ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben, in dem Sie arbeiten oder in dem sich der mutmaßliche Verstoß ereignet hat. Wir würden es jedoch begrüßen, wenn wir Ihre Bedenken selbst ausräumen könnten. Wenden Sie sich daher bitte zunächst an uns mithilfe der in Abschnitt 11 angegebenen Kontaktdaten.

5. Welche personenbezogenen Daten werden von uns erhoben/verarbeitet?

In diesem Abschnitt  5 legen wir Folgendes dar:

1. die allgemeinen Kategorien personenbezogener Daten, die wir verarbeiten können;
2. die Zwecke, für die wir personenbezogene Daten verarbeiten können; und
3. die Rechtsgrundlagen der Verarbeitung.

Je nach Ihrer Nutzung von Adminbox können wir einige oder alle der unten aufgeführten personenbezogenen Daten erfassen und verarbeiten. Bitte beachten Sie, dass wir, wie oben erwähnt, für einige Funktionalitäten von Adminbox als Auftragsverarbeiter der zugelassenen Dritten handeln können.

Kontodaten

Wir können Daten erfassen, wenn Sie ein Adminbox-Konto erstellen. Dazu können Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Mobiltelefonnummer, Ihr Vor- und Nachname gehören. Diese Kontodaten können verarbeitet werden, um Ihnen die Registrierung und Nutzung der Adminbox zu ermöglichen. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die Erfüllung des zwischen Ihnen und uns geschlossenen Vertrags.

Nutzungsdaten

Wir können Daten darüber erfassen, wie Sie die Adminbox nutzen, z. B. wenn Sie auf Schaltflächen, Links und andere Teile unserer Plattform klicken. Diese Servicedaten können verarbeitet werden, um nachzuvollziehen, ob Sie u. a. Dokumente archiviert, signiert, empfangen, heruntergeladen, gespeichert, angesehen, organisiert, versendet, bearbeitet, durchsucht und als gelesen markiert haben. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die Erfüllung des Vertrags zwischen Ihnen und uns.

Zahlungsdaten

Wenn eine Zahlungsfunktion in Ihrem Land verfügbar ist, können Sie mit Adminbox Zahlungen vornehmen. Wir können Daten wie den Zahlungsbetrag, die Beschreibung der Zahlung, das Datum der Zahlung und die eindeutige Kennung der Zahlung erfassen. Diese Daten können verarbeitet werden, um Ihnen die Durchführung von Zahlungen innerhalb der Adminbox zu ermöglichen. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die Erfüllung des Vertrags zwischen Ihnen und uns.

Servicedaten

Wenn Sie unsere Archivierungsfunktion nutzen, werden die Dokumente in der Adminbox gespeichert und wir verarbeiten die in diesen Dokumenten enthaltenen personenbezogenen Daten während der in Abschnitt 8 festgelegten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Der Zweck der Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten besteht darin, Ihre Nutzung der Adminbox komfortabler zu gestalten. Die Rechtsgrundlage für eine solche Verarbeitung ist die Erfüllung des Vertrags zwischen Ihnen und uns.

Darüber hinaus können wir auch Ihre Postanschrift erfassen, um die Dokumente postalisch zuzustellen, wenn andere Zustellungswege ausfallen. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die Erfüllung des Vertrags zwischen Ihnen und uns.

Sonstige Kategorien

Wir können die in diesem Datenschutzhinweis genannten personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn dies für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, sei es in einem Gerichtsverfahren oder in einem verwaltungsrechtlichen oder außergerichtlichen Verfahren. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung sind unsere berechtigten Interessen, nämlich der Schutz und die Durchsetzung unserer gesetzlichen Rechte, Ihrer gesetzlichen Rechte und der gesetzlichen Rechte anderer.

Wir können die in diesem Datenschutzhinweis genannten personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn dies für den Abschluss oder die Aufrechterhaltung eines Versicherungsschutzes, für das Risikomanagement oder für die Einholung professioneller Beratung erforderlich ist. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung sind unsere berechtigten Interessen, nämlich die ordnungsgemäße Absicherung unseres Unternehmens gegen Risiken.

Neben den in diesem Abschnitt 5 genannten spezifischen Zwecken, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten können, können wir Ihre personenbezogenen Daten auch verarbeiten, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, oder zum Schutz Ihrer lebenswichtigen Interessen oder der lebenswichtigen Interessen einer anderen natürlichen Person erforderlich ist.

Wenn wir als für die Datenverarbeitung Verantwortlicher handeln, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nur für den/die Zweck(e) verwenden, für den/die sie ursprünglich erhoben wurden, es sei denn, wir sind der Ansicht, dass ein anderer Zweck mit dem/den ursprünglichen Zweck(en) vereinbar ist und wir Ihre personenbezogenen Daten für diesen Zweck verwenden müssen. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf diese Weise verwenden und Sie möchten, dass wir erläutern, wie der neue Zweck mit dem ursprünglichen vereinbar ist, kontaktieren Sie uns bitte mithilfe der in Abschnitt 11 angegebenen Kontaktdaten. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für einen Zweck verwenden müssen, der nicht mit dem Zweck bzw. den Zwecken, für den/die sie ursprünglich erhoben wurden, in Verbindung steht oder damit unvereinbar ist, werden wir Sie darüber informieren und die Rechtsgrundlage erläutern, die uns dies erlaubt. In einigen Fällen, in denen dies gesetzlich zulässig oder erforderlich ist, können wir Ihre personenbezogenen Daten ohne Ihr Wissen oder Ihre Zustimmung verarbeiten. Dies geschieht nur im Rahmen der DSGVO (oder anderer anwendbarer Datenschutzgesetze) und Ihrer gesetzlichen Rechte.

6. Geben Sie meine personenbezogenen Daten weiter?

Einsatz von Auftragsverarbeitern

Wir setzen Auftragsverarbeiter ein (zu denen jedes Mitglied der Unifiedpost Group gehören kann). Ein Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, die Ihre personenbezogenen Daten auf Anfrage und im Auftrag von uns, dem Verantwortlichen, verarbeitet. Der Auftragsverarbeiter ist verpflichtet, die Sicherheit und Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Der Auftragsverarbeiter handelt stets auf unsere Anweisung. Wir setzen Auftragsverarbeiter für das Hosting ein.

Um einen optimalen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten, haben wir mit unseren Auftragsverarbeitern die notwendigen vertraglichen Vereinbarungen getroffen, um sicherzustellen, dass sie die höchsten Datenschutzstandards anwenden.  In jedem Fall sind die Auftragsverarbeiter verpflichtet, die Sicherheit und Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an unsere Versicherungs- und/oder Beratungsunternehmen weitergeben, soweit dies vernünftigerweise erforderlich ist für den Abschluss oder die Aufrechterhaltung des Versicherungsschutzes, das Risikomanagement, die Einholung rechtlicher Beratung oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche, sei es in einem Gerichtsverfahren oder in einem verwaltungsrechtlichen oder außergerichtlichen Verfahren.

Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte

Neben den in diesem Abschnitt 6 genannten spezifischen Offenlegungen personenbezogener Daten können wir Ihre personenbezogenen Daten offenlegen, wenn eine solche Offenlegung zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, erforderlich ist. Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch dann offenlegen, wenn dies für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, sei es in einem Gerichtsverfahren oder in einem verwaltungsrechtlichen oder außergerichtlichen Verfahren.

Bitte beachten Sie, dass wir, wenn wir als Auftragsverarbeiter handeln, auch verpflichtet sein können, bestimmte personenbezogene Informationen an den zugelassenen Dritten weiterzugeben (z . B. ob Sie die Dokumente in der Adminbox empfangen haben). Für weitere Informationen hierzu kontaktieren Sie bitte die zugelassenen Dritten.

7. Internationale Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir speichern oder übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“).   Der EWR umfasst alle EU-Mitgliedstaaten sowie Norwegen, Island und Liechtenstein. Das bedeutet, dass Ihre personenbezogenen Daten gemäß der Datenschutzgesetzgebung, der DSGVO, und/oder gemäß gleichwertigen gesetzlichen Standards vollständig geschützt werden.

8. Wie lange werden meine personenbezogenen Daten aufbewahrt?

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nicht länger aufbewahren, als es für die Zwecke, für die sie ursprünglich erhoben wurden, erforderlich ist. Somit werden Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zeiträume aufbewahrt:

Daten	Aufbewahrungszeitraum
Kontodaten	2 Jahre
Nutzungsdaten	Dies hängt von dem verwendeten Cookie ab. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.
Zahlungsdaten	2 Jahre in der Adminbox und 7 Jahre im Archiv, es sei denn, zwingende Rechtsvorschriften schreiben uns eine längere oder kürzere Aufbewahrungsfrist vor.
Servicedaten	2 Jahre in der Adminbox und 7 Jahre im Archiv, es sei denn, zwingende Rechtsvorschriften schreiben uns eine längere oder kürzere Aufbewahrungsfrist vor.

 

Ungeachtet der sonstigen Bestimmungen in diesem Abschnitt können wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren, wenn dies zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, erforderlich ist.

9. Sicherheit personenbezogener Daten

Die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten ist für uns von wesentlicher Bedeutung, und zum Schutz Ihrer Daten treffen wir angemessene technische und organisatorische Vorkehrungen.

• Verschlüsselung

Wir verschlüsseln alle Daten, die wir speichern, mit unterschiedlichen Schlüsseln. Wenn Sie personenbezogene Daten online übermitteln, verwenden wir den Industriestandard für die Verschlüsselung im Internet - die Transport-Layer-Security-Technologie (TLS) -, um die von Ihnen übermittelten Daten zu schützen. Dieser Internet-Verschlüsselungsstandard verschlüsselt die Daten bei der Übertragung von Ihrem Gerät zu unserem Server. Wir verwenden auch digitale Zertifikate, um sicherzustellen, dass Ihre Verbindung über authentische Kanäle erfolgt.

• Datenspeicherung

Alle personenbezogenen Daten werden auf einem Server gespeichert. Zur Speicherung der Daten verwenden wir gesicherte Server, die sich im Europäischen Wirtschaftsraum befinden.

• Zugriffsbeschränkung

Der interne Zugang zu den personenbezogenen Daten ist auf eine strikte „Need to know“-Basis beschränkt. Nur befugtes Personal, dessen Tätigkeit überwacht wird, um jeglichen Missbrauch zu verhindern, kann auf die personenbezogenen Daten zugreifen.

 

10. Wie kann ich Auskunft über meine personenbezogenen Daten erhalten?

Wenn Sie wissen möchten, welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben, können Sie uns um nähere Angaben zu diesen personenbezogenen Daten und um eine Kopie davon bitten (sofern solche personenbezogenen Daten gespeichert wurden). Dies ist ein sogenannter „Antrag auf Erteilung einer Auskunft über personenbezogene Daten“.

Alle Anträge auf Erteilung einer Auskunft über personenbezogene Daten sind schriftlich zu stellen und an die in Abschnitt 11 (Wie kann ich meine Rechte wahrnehmen?) angegebene E-Mail- oder Postadresse zu senden.

In der Regel werden für einen Antrag auf Erteilung einer Auskunft über personenbezogene Daten keine Gebühren erhoben. Wenn Ihre Anfrage „offenkundig unbegründet oder exzessiv“ ist (z. B. wenn Sie wiederholt Anfragen stellen), kann eine Gebühr erhoben werden, um unsere Verwaltungskosten für die Beantwortung zu decken.

Wir werden Ihren Antrag auf Erteilung einer Auskunft über personenbezogene Daten innerhalb eines Monats nach Erhalt beantworten. In der Regel bemühen wir uns, Ihnen innerhalb dieser Frist eine vollständige Antwort einschließlich einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zukommen zu lassen. In einigen Fällen, insbesondere wenn Ihr Antrag komplexer ist, ist möglicherweise mehr Zeit erforderlich, und zwar bis zu maximal drei Monate nach Eingang Ihres Antrags bei uns. Wir werden Sie über den Bearbeitungsstatus auf dem Laufenden halten.

11. Wie kann ich meine Rechte wahrnehmen?

Wenn Sie sich mit uns in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten und den Datenschutz in Verbindung setzen möchten, einschließlich eines Antrags auf Erteilung einer Auskunft über personenbezogene Daten, kontaktieren Sie uns bitte mithilfe folgender Angaben:

Zu Händen des DSB:

E-Mail-Adresse: gdpr@unifiedpost.com

Postanschrift: Adresse: Avenue Reine Astrid 92A, 1310 La Hulpe, Belgien  

12. Personenbezogene Daten von Kindern

Adminbox richtet sich an Personen über 18 Jahre. Wenn wir Grund zu der Annahme haben, dass wir personenbezogene Daten einer Person unter diesem Alter in unseren Datenbanken gespeichert haben, werden wir diese personenbezogenen Daten löschen.

13. Über Cookies

Ein Cookie ist eine Datei, die eine Kennung (eine Zeichenfolge aus Buchstaben und Zahlen) enthält, die von einem Webserver an einen Webbrowser gesendet und von diesem gespeichert wird. Die Kennung wird dann jedes Mal an den Server zurückgeschickt, wenn der Browser eine Seite vom Server anfordert. Es gibt „permanente“ Cookies oder „Sitzungscookies“: Ein permanentes Cookie wird von einem Webbrowser gespeichert und bleibt bis zu seinem festgelegten Ablaufdatum gültig, es sei denn, es wird vom Nutzer vor dem Ablaufdatum gelöscht; ein Sitzungscookie hingegen läuft am Ende der Nutzersitzung ab, wenn der Webbrowser geschlossen wird. Cookies enthalten in der Regel keine Informationen, die einen Benutzer persönlich identifizieren, aber persönliche Informationen, die wir über Sie speichern, können mit den in Cookies gespeicherten und von ihnen erhaltenen Informationen verknüpft werden.

Für weitere Informationen über die von uns verwendeten Cookies verweisen wir auf [Hyperlink zur Cookie-Richtlinie]

14. Änderungen dieses Datenschutzhinweises

Wir sind ständig bemüht, die Funktionen von Adminbox zu verbessern. Daher kann es sein, dass wir diesen Datenschutzhinweis von Zeit zu Zeit ändern müssen, z. B. wenn sich die Gesetzgebung ändert oder wenn wir die Funktionen von Adminbox in einer Weise ändern, die sich auf den Schutz personenbezogener Daten und die Privatsphäre auswirkt.

Wir werden Sie mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten einer solchen Änderung über die Adminbox und/oder andere uns geeignet erscheinende Kanäle informieren. Diese Informationen enthalten die Änderung selbst, den Grund für die Änderung und das Datum, an dem die Änderung wirksam wird. Sollten Sie Fragen zu einer solchen Änderung haben, können Sie uns mithilfe der in Abschnitt 11 genannten Kontaktdaten kontaktieren.

                                               

Dieser Datenschutzhinweis wurde zuletzt am 15. September 2021 überprüft und aktualisiert.